Durante mi última Conferencia un asistente tuvo inquietud en saber si la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), estaba llevando a cabo en la actualidad procesos de inspección a Hermandades y Cofradías. A día de hoy, asesoro a Cofradías y Hermandades de diferentes provincias y puedo decir que he tenido que acudir a procesos de inspección en varias delegaciones territoriales. La causa de estos procesos es clara;
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La Administración Tributaria no es ajena a los movimientos, cada vez más frecuentes, de dinero que tienen nuestras Cofradías de ahí que los mecanismos de control por parte de la misma se hayan incrementado en los últimos años.
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A través del post de esta semana daré una serie de pautas respecto a cómo nos puede notificar la Agencia Tributaria la realización de una inspección y cómo deberemos actuar durante la misma.
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¿Cómo nos notifican una inspección?
Las inspecciones fiscales pueden notificarse de manera presencial, en el domicilio del inspeccionado, o bien a través de una notificación tributaria. A día de hoy no me he encontrado ninguna Hermandad o Cofradía que haya sido inspeccionada en su domicilio social. No cabe duda de que en fechas próximas tendrá lugar.
Actualmente, lo más común es que la Administración comunique a la entidad el inicio del proceso de inspección a través de una notificación. En la misma se indicará el alcance y a qué impuesto corresponde. También se hará constar el día, la hora y los documentos que la entidad tendrá que aportar. En este caso, el representante de la entidad deberá personarse en las dependencias señaladas y llevar todos los documentos solicitados.
Recordar que a partir del 2 de octubre toda notificación de la AEAT será realizada a través de nuestro certificado digital. Su posición es muy importante ya que la falta de contestación a cualquier notificación por nuestra parte puede tener efectos irrevocables.
Otra posibilidad “más remota” es que la inspección se realice en el domicilio social de la entidad. Es la conocida como “inspección a domicilio”. En el caso de que el inspector no disponga de autorización judicial para poder acceder a la sede social de la entidad será necesaria la autorización del representante legal de la misma. En el caso de Hermandades y Cofradías nos referimos al Hermano Mayor, no siendo válido el permiso de cualquier otro miembro de la Junta de Gobierno.
En estos casos, el inspector inicialmente nos entregará una notificación de inicio de la inspección en la que se hará referencia a las comprobaciones y a aquellos elementos (documentos físicos, soportes informáticos,…) que examinará. Una vez realizados los procedimientos que se indican levantará acta del procedimiento realizado. Es muy importante revisar bien dicha acta y firmarla solo si estamos de acuerdo.
Finalmente, señalar que cualquier vulneración de esos derechos o cualquier acto que se haga fuera del procedimiento puede ser motivo de anulación de dicha inspección.
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¿Quién nos cita?
Deberemos conocer a quién nos enfrentamos. No es lo mismo que la cita sea realizada por parte de la Dependencia de Gestión Tributaria que de la Dependencia de Inspección. La capacidad que tiene la Dependencia de Inspección para llevar a cabo comprobaciones es muy superior a la de Gestión. Sin embargo, por mi experiencia la citación por parte de la Dependencia de Inspección es mejor para este tipo de entidades. La razón fundamental es el contacto directo con el inspector, al cual le podremos informar en persona sobre las particularidades del caso. Algo que no ocurre a través de la Dependencia de Gestión, la cual realiza procedimientos muy automatizados.
En la mayoría de casos que me he encontrado la citación viene realizada por la Dependencia de Inspección. De lo que extraigo que la Administración Tributaria quiere saber hasta el más mínimo movimiento de las entidades que representamos y que la contabilidad va a tener un carácter fundamental en nuestras entidades.
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La comparecencia.
Teniendo presente las reglas protocolarias: puntual, educado, causar buena impresión, … lo más importante durante la comparecencia es saber contestar a aquello que nos pregunten y sobre todo no dar más detalles de lo estrictamente exigido. Existen pocas Cofradías y Hermandades que actualmente cumplan con sus obligaciones fiscales. Dar más información de lo estrictamente necesario puede desembocar en perjuicio para nuestros intereses. He vivido casos con Cofradías en los que la compañía de un cliente durante un proceso de inspección me ha traído más problemas que ventajas.
Además, si el funcionario nos pide documentación hay que llevársela, a no ser que nos perjudique. Por ejemplo, si hemos contabilizado una factura falsa es preferible no llevarla, si lo hacemos es probable que se agraven los efectos sancionadores por falsedad documental.
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La contabilidad.
Si nos cita Inspección, el principal problema que podemos tener es que la dependencia nos solicite la contabilidad de la entidad. Pocas entidades tienen una contabilidad de sus operaciones tal como nos exige la ley y solamente le prestamos atención a ella cuando nos lo exige la Administración Tributaria.
Por otra parte, nunca llevar contabilidad si la cita es de Gestión Tributaria. Sólo nos va a perjudicar en el caso de que haya discrepancias con respecto a la legalidad.
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Las diligencias y finalmente, … el acta.
Cada vez que tengamos una comparecencia el inspector nos facilitará una diligencia. Se trata de un documento que acredita la comparecencia así como la presentación de la información solicitada. Hay que leerla detenidamente y exigir que se pongan nuestras manifestaciones si no se han recogido.
Una vez terminado el procedimiento nos facilitan el acta. El mismo puede ser de conformidad o disconformidad, hay que tener cuidado con las conformidades que firmamos. Los hechos que se recojan deben ajustarse a nuestra realidad. Por lo tanto, sólo debamos firmar aquello con lo que estamos de acuerdo.
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Conclusión.
En estas situaciones, lo más aconsejable es que vaya un profesional que conozca el procedimiento. Lo que no quiere decir que sea la persona que nos lleva la información económica financiera de la entidad.
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La fiscalidad de las Hermandades y Cofradías tiene muchas especificidades y conocer profundamente los regímenes fiscales que son de aplicación es fundamental para hacer un buen trabajo ante la Administración Tributaria.
